Λένε ότι όταν βάζεις σε μια σειρά το σπίτι σου, το γραφείο σου, μπαίνει σε μια σειρά και το μυαλό σου, η ζωή σου και πάει λέγοντας. Το υποστηρίζει και η Marie Kondo και η μέθοδος της Konmari, ενώ σίγουρα θα το υποστηρίζουν και μερικοί συνάδελφοί σου στη δουλειά. Μερικοί. Όχι όλοι. Συνήθως εκείνοι που τα έχουν όλα σε τάξη τόσο στο γραφείο όσο και στη ζωή τους.
Μπορεί όταν ξεκίνησε το 2019, ένας απ’ τους στόχους που έθεσες να ήταν και να είσαι πιο παραγωγικός στη δουλειά σου. Πέρασε κιόλας το πρώτο τετράμηνο του 2019, οπότε εάν θέλεις να κάνεις έναν μικρό απολογισμό των στόχων που έβαλες, αυτή η περίοδος είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνεις και για να σε βοηθήσουμε σου παρουσιάζουμε αυτούς τους 5 τρόπους.
1. Λιγότερα meetings
Κι όμως, όταν ολοένα και περισσότερες εταιρείες διακόπτουν το καθημερινό τους πρόγραμμα για να κάνουν τουλάχιστον ένα meeting κατά τη διάρκεια της ημέρας, οι ειδικοί αναφέρουν ότι αυτά δεν είναι τόσο αποτελεσματικά όσο τείνουμε να πιστέψουμε ότι είναι. Ποιο είναι το μυστικό; Τα meetings που δεν ξεπερνούν τα 30 λεπτά και γίνονται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Μάλιστα, για να είναι παραγωγικός ένας εργαζόμενος, οι ειδικοί λένε ότι τα meetings δεν είναι αναγκαία, αλλά αναγκαίο είναι να ξέρει από πριν το πρόγραμμα που θα ακολουθήσει στη δουλειά του. Εάν ξέρεις το πρόγραμμα που θα ακολουθήσεις μία μέρα πριν, είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα είσαι και πιο παραγωγικός, αλλά και πιο αποδοτικός!
2. Απαλλάξου από τα άχρηστα αντικείμενα
Το να απαλλαγείς από όλα τα αντικείμενα στο γραφείο σου που δεν χρειάζεσαι είναι το Α και το Ω για την οργάνωση στο εργασιακό σου περιβάλλον. Η ανακύκλωση όλων των εγγράφων που δεν χρειάζεσαι είναι για παράδειγμα απαραίτητη, για να μπορέσεις να δώσεις έμφαση σε εκείνα που πρέπει. Μία ακόμη συμβουλή είναι ότι όσα αρχεία μπορείς να έχεις σε digital μορφή, σίγουρα δεν τα χρειάζεσαι και πάνω στο γραφείο σου, οπότε ήρθε η ώρα να τα πετάξεις. Έτσι λοιπόν, ένας σκληρός δίσκος σίγουρα δεν θα πρέπει να λείπει απ’ το γραφείο σου. Επίσης, θα πρέπει να απαλλαγείς από ο,τιδήποτε δεν είναι άμεσα συνδεδεμένο με τη δουλειά σου. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεσαι ούτε τις φωτογραφίες από εκείνο το ταξίδι το περασμένο Καλοκαίρι ούτε τις ζωγραφιές των παιδιών σου πάνω από τον υπολογιστή σου. Οι ζωγραφιές αυτές είναι καλό να βρουν τη δική τους θέση στο σπίτι σου και όχι στο εργασιακό περιβάλλον.
3. Οργάνωση του υπολογιστή
Το πιθανότερο είναι ότι δεν χρειάζεσαι όλους αυτούς τους φακέλους στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σου. Πιθανόν οι περισσότεροι απ’ αυτούς θα έπρεπε να είχαν διαγραφεί εδώ και καιρό, αλλά τους κράτησες επειδή ΚΑΠΟΙΑ στιγμή στο μέλλον μπορεί να σου φανούν χρήσιμοι. Οι ειδικοί σου προτείνουν να κάνεις ένα ξεκαθάρισμα στην οθόνη του υπολογιστή σου και να κρατήσεις αυτά που είναι απολύτως απαραίτητα. Τα υπόλοιπα μπορείς να τα αποθηκεύσεις στο Google Drive ή το Dropbox. Επίσης, το ίδιο θα πρέπει να κάνεις και για τα email σου. Στο email θα πρέπει να φτιάξεις φακέλους με κατηγορίες και να σβήσεις όλα εκείνα που δεν χρειάζεσαι πλέον. Έτσι, θα μπορείς να απαντήσεις, αλλά και να διαλέξεις με μεγαλύτερη ευκολία αυτά που επείγουν κι εκείνα που όχι.
4. Καθάρισε καθημερινά το γραφείο σου
Στο τέλος της βάρδιας σου, θα πρέπει να αφιερώνεις μερικά λεπτά για να καθαρίσεις το γραφείο σου απ’ τους καφέδες που έχουν τελειώσει και απ’ τις φωτοτυπίες που δεν χρειάζεσαι πλέον. Απλά πέταξε όσα δεν χρειάζεσαι και άφησε πάνω στο γραφείο σου, αυτά που πραγματικά έχεις ανάγκη. Την ατζέντα σου, ένα στυλό και τον υπολογιστή σου. Με αυτό τον τρόπο, όταν επιστρέψεις την άλλη μέρα στη δουλειά σου, θα είσαι περισσότερο παραγωγικός και θα γνωρίζεις από πριν τη σωστή θέση για κάθε αντικείμενο.
5. Καθόρισε προτεραιότητες
Ο χρόνος και οι προτεραιότητες είναι ίσως οι σημαντικότεροι παράγοντες που “σκοτώνουν” την παραγωγικότητα. Σύμφωνα με τους ειδικούς, οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν είναι παραγωγικοί στη δουλειά τους, επειδή δεν γνωρίζουν ποτέ με ακρίβεια πόσο χρόνο θα πρέπει να διαθέσουν σε μια συγκεκριμένη εργασία. Μπορεί να έχουν μόνο μία δουλειά να κάνουν, οπότε αφιερώνουν όλη τους τη μέρα σε αυτή. Ποιο είναι το πρόβλημα εδώ; Η αναβλητικότητα και η απόσπαση της προσοχής από ένα βίντεο στο YouTube, από μία ανάρτηση στο Instagram, από μια ιστορία που ήθελε να διηγηθεί ο συνάδελφος, και έτσι χωρίς να το έχεις καταλάβει έχουν περάσει κιόλας 25 λεπτά. Άλλο πρόβλημα που συνδέεται με την παραγωγικότητα και την οργάνωση είναι οι προτεραιότητες και για την ακρίβεια αυτές που δεν θέτουμε. Γι’ αυτό και είναι σημαντικό να ξέρεις από πριν ποιο πρόγραμμα θα ακολουθήσεις στη δουλειά σου, αλλά και με ποια σειρά θα κάνεις τις εργασίες σου.
